ÇEVİK İŞ SÜREÇLERİ, ETKİN ÜYE DENEYİMİ

Dünyanın hızla yeni bir dönüşüm sürecine girmesiyle belleğimize yeni kavramlar eklenmeye başladı. Bulut Bilişim, Büyük Veri, Yapay Zekâ (AI), Nesnelerin İnterneti (IoT), Arttırılmış Gerçeklik (AR), Sanal Gerçeklik (VR), Siber Güvenlik gibi kavramlar artık toplum nezdinde anlamlandırılabilir duruma gelmek üzere. Dijital dönüşüm henüz karakterini tam oturtmamış durumda olmasına rağmen temel anlamda teknolojik gelişmelerin üretim ilişkilerini nasıl ve hangi araçlarla etkileyeceği öngörüleri ile bunun 4. Sanayi Devrimi olarak nitelendirilmesinde fikir birliğine varılmıştır. Almanların Endüstri 4.0, Japonların Society 5.0 diye nitelendirdikleri dönüşüm, sanayinin ve toplumun dijitalleşerek yepyeni bir çağa giriyor olmasını ortaya koymaktadır. Bu dijitalleşme ile kişisel bilgisayarların yerini mobil cihazlar almaktadır. Teknoloji mobil cihazlara yönelmekte, birçok kurum ve kuruluş, mobil uygulamalar aracılığıyla hedef kitlelerle etkileşim gerçekleştirme yolunda çalışmalar yapmaktadır.

Dijitalleşme Hedefimiz

Makina Mühendisleri Odası İstanbul Şubesi olarak 2017 yılında tüm süreçlerimizi dijitalleştirme hedefiyle Dijital Dönüşüm projemizi başlattık. Bu proje kapsamında üyelerimizin Oda faaliyetlerine etkin katılımını sağlamak ve Oda’dan aldığı hizmetleri yönetebileceği Makina Mobil uygulamamızı tasarlayarak üyelerimizin hizmetine sunduk. Öte yandan Oda olarak kendi iş süreçlerimizi yeniden gözden geçirerek dijitalleştirdik. Süreçleri dijitalleştirmek, çalışma biçimlerini de olumlu yönde etkileyen bir noktaya ulaşmıştır. Makina Personel mobil uygulamamız da bu projenin bir diğer ürünüdür. Bu çalışmamız Şubemizden sonra Odamızın diğer şubelerinin de hizmetine sunulmaya başlanmıştır. Hedefimiz tüm Türkiye’de kullanılan bir mobil uygulama tasarlamaktır.

Makina Portal ve Makina Personel Uygulamaları ile İş Çevikliğini Sağladık

Şubemiz iş süreçlerini, çalışma biçimlerini geliştirmek ve dijitalleştirmek amacıyla attığı dijital dönüşüm adımlarıyla, çalışma arkadaşlarımızın iş etkinliklerinin arttırılmasını ve üyelerimiz için gerçekleştireceğimiz faaliyetlerin ölçülebilir, izlenebilir ve yönetilebilir olmasını sağladı. Özellikle üyelerimizle temas eden Üye İlişkileri ve Eğitim birimlerinde üyelerimizin Oda’daki işlemlerinin takibi ve yönetimi açısından büyük gelişme sağlandı. Verilerin hareketli, saklanabilir ve işlenebilir olduğu bu yapıda gerçekleştirilen iş zekâsı çalışmalarıyla üyelerimizle doğru zamanda, doğru noktada ve doğru bir ilişki kurmak mümkün olmaya başladı.

Çalışma arkadaşlarımızın izinler, harcamalar, görev yöneticisi ve randevular gibi modüllerle çalışma yaşamlarındaki işlemlerini de mobil uygulama aracılığıyla kolayca gerçekleştirmesi mümkün hale getirildi.  Tasarladığımız planlama modülümüz ile sahada olan teknik görevlilerimizin üye ziyaretlerini Makina Personel uygulaması ile yönetmesini, üyelerimizin taleplerini doğru şekilde raporlamayabilmesini sağladık. Hedeflerimiz arasında, teknik hizmetlerdeki denetçi teknik görevlilerimizin saha planlamalarını ve raporlamalarını dijitalleştirme bulunmaktadır.

Makina Mobil Uygulaması ile Üye Deneyimini Geliştiriyoruz

Makina Mobil uygulamasıyla birlikte artık Oda hayatımıza QR Kodlar girdi. Her üyemizin kendi QR kodu olduğu gibi her lokasyonumuzun, kullandığımız her envanterin ve her aktivitenin QR kodları bulunmaktadır. Peki bu QR kodlar neden önemlidir? QR kodlar aracılığıyla bilgi akışı hızlı ve güvenli bir şekilde sağlanmakta ve kayıt altına alınmaktadır. Herhangi bir iş sürecinde veya işlem gerçekleştirmede, var olan verileri bireysel olarak bilgi sistemlerine aktarmak, kullanıcılar için QR kodlardan sonra tercih edilmeyen yorucu yöntemler olarak kalacaktır.

Mobil uygulamamız, üyelerimizin Oda kimlikleri ile meslektaşlarıyla kurdukları etkileşimlerde e-kartvizit imkânı sağlamaktadır. İki üyemiz birbirlerinin QR kodlarını mobil uygulamamızdan okutarak birbirlerine kartvizit vermeyi mobil uygulamamız aracılığıyla gerçekleştirebilmektedir. Ayrıca üyelerimiz katıldıkları Oda faaliyetlerinde QR Kod okutarak katılımlarını bir nevi elektronik imza atar gibi sağlayabilmektedir.

Mobil uygulamamız sayesinde üyelerimiz Oda ile etkileşim kurarak ilişkilerini sıcak, iletişim bilgilerini güncel tutmakta, yoğun iş hayatı koşullarında Oda’ya gelemediklerinde bile faaliyetleri takip edebilmektedir.

Geçmişte tüm temsilciliklerimizde gerçekleştirilen proje denetimleri mekân, zaman ve envanter yükünden online proje denetimi ile kurtarıldı. Artık proje yapan üyelerimiz ellerinde onlarca kâğıtla temsilciliklerimize gelip uğraşmamakta, projelerini sistemimize yükleyerek denetlenmesini sağlamaktadırlar. Bu gelişme hem Odamız hem de üyelerimiz açısından çok olumlu bir adımdır.

Üyelerimiz mobil uygulamamızla birlikte eğitimlerimizin ve etkinliklerimizin tamamından haberdar olup kayıt yaparak katılımcı olabilmektedirler. Mobil uygulamamızda yayınlanan dergilere, yayınlara ve haberlere ulaşabilmekte, Makina TV’nin hazırlamış olduğu yayınları izleyebilmektedirler. Aynı şekilde ücretsiz olarak gerçekleşen webinar online eğitimlerini canlı takip edebilirken, izleyemedikleri webinar eğitimlerimizi ise daha sonra, Makina TV modülünden izleyebilme imkanına da sahiptirler. Üyelerimiz ayrıca Oda aidatlarını online ödeyebilmekte, aidat muafiyet başvurusu yapabilmekte veya herhangi bir durumda ilgili birimimize, idari sorumlularımıza ve yönetim kurulu üyelerimize mobil uygulamamız aracılığıyla mesaj göndererek iletişim kurabilmekteler.

Hedefimiz Üye Deneyimini Arttıracak Dijital Dönüşümü Tamamlamak

Üye deneyimi, üyelerimizin ihtiyaçlarını dikkate alarak en kolay ve en etkin yöntemlerle karşılamasını sağlamaktır. Mobil uygulamamızda sağladığımız imkânlar ile üye deneyimi etkinliğinin artmasını geçtiğimiz bir yıl içerisinde sağlayarak bunun ölçülebilir ve yeni ihtiyaçlara cevap verilebilir bir duruma getirilmesi sağlandı. Üyelerimizin Oda ile etkileşim kurma deneyimini Mobil uygulamamız ile geliştirerek çok olumlu dönüşler aldık. Henüz projemiz tamamlanmamış olsa da 6500’ü aşkın şube üyemize bu deneyimi yaşatarak Odamızın dijitalleşme projesinde attığı adımları ve ilerleyen dönemlerde neler olacağını anlatmaya çalıştık.

Dijital Dönüşüm hedefimiz tüm iş süreçlerimizin ve üyelerimizin tüm faaliyetlerini tek bir noktadan gerçekleştirebileceği bir yazılımı tasarlamaktır. Mobil uygulamamızdaki mevcut imkânlarımızı geliştirmek; küçük ipuçları vermek gerekirse mobil uygulamamızda üyelerimizin Oda ile etkileşiminin yanında meslektaşlarımızla da etkileşimlerini sağlamak, mesleki birikimlerini sergileyebileceği ve paylaşabileceği bir mühendis ağına dönüştürmek gibi bir hedefimiz var. Gelecek dönem başında öğrenci üyelerimizin de kullanımına açmayı düşünüyoruz. Hedefimiz Makina Mobil uygulamamızı tüm Türkiye’de üyelerimizle birlikte TMMOB üyelerinin ve kamunun kullanımına da açarak Odamızın hizmetlerinden dış şahısların, kurum ve kuruluşların da faydalanmasını sağlamak. Hedeflerimiz olan bu dijital dönüşümü başarmak için var gücümüzle çalışmaya devam edeceğiz.